Multitarea: por qué hacer varias cosas a la vez te hace más lento

Es la escena de cualquier dueño de negocio un martes a las once de la mañana: con una mano contestas un mensaje, con la otra buscas un dato para una factura, y mientras tanto suena el teléfono. Te sientes una máquina de eficiencia, capaz de todo al mismo tiempo. La verdad incómoda es que tu cerebro no está haciendo varias cosas a la vez; está saltando entre ellas a toda velocidad, y cada salto te cuesta.

Eso que llamamos 'multitarea' es, casi siempre, un cambio rápido de tarea, y la investigación lleva décadas mostrando que ese cambio constante nos hace más lentos y más propensos a errores. Vale la pena entender por qué, porque el problema no es de fuerza de voluntad: es de cómo funciona la cabeza.

Tu cerebro no hace dos cosas, hace switcheo

Cuando crees que haces dos tareas a la vez, en realidad apagas una y enciendes otra, una y otra vez. Investigadores de la Asociación Americana de Psicología, encabezados por David Meyer, describieron este proceso en dos pasos: primero un 'cambio de meta' (quiero hacer esto en vez de aquello) y luego una 'activación de reglas' (apago las reglas de la tarea anterior y enciendo las de la nueva).

Cada uno de esos pasos toma una fracción de segundo. Parece nada. Pero cuando saltas decenas de veces por hora, esas fracciones se acumulan. Y hay un detalle clave: el cerebro tarda más en volver a una tarea compleja que a una simple, así que cuanto más difícil es lo que dejaste a medias, más caro te sale cada interrupción.

Incluso los breves bloqueos mentales que genera saltar entre tareas pueden costar hasta un 40 por ciento del tiempo productivo de una persona.

El costo del cambio, en números

Esa cifra del 40 por ciento, atribuida al investigador David Meyer, es la que debería hacerte parar. No es que pierdas un poco de eficiencia: es que casi la mitad de tu tiempo útil puede irse en el roce de cambiar de una cosa a otra. Y hay un segundo costo, menos visible:

• Tardas más en terminar cada tarea que si las hicieras una por una.
• Cometes más errores al saltar que al concentrarte en una sola cosa.
• El costo es mayor cuando las tareas son complejas o poco familiares.
• Acabas el día agotado, con la sensación de no haber terminado nada del todo.

Los que más multitarean son los peores en ella

Aquí viene el dato más contraintuitivo. En 2009, los investigadores Eyal Ophir, Clifford Nass y Anthony Wagner, de la Universidad de Stanford, estudiaron a 262 estudiantes. Esperaban descubrir el superpoder de quienes viven haciendo mil cosas a la vez. Encontraron lo contrario.

Las personas que más multitareaban resultaron ser las peores filtrando información irrelevante, las peores manteniendo cosas en la memoria y, lo más sorprendente, las peores cambiando de tarea, justo la habilidad que la multitarea supuestamente entrena. Quienes rara vez multitarean superaron a los multitareadores crónicos en todas las medidas de control mental.

Los que más multitarean son, de forma demostrable, los peores haciéndolo.

Qué hacer en un negocio donde todo grita a la vez

Decir 'haz una cosa a la vez' es fácil; vivirlo en un negocio donde el cliente, el proveedor y el banco te escriben al mismo tiempo es otra cosa. Pero hay formas realistas de reducir los saltos:

• Agrupa tareas parecidas: contesta todos los mensajes juntos en bloques, no de uno en uno todo el día.
• Apaga las notificaciones mientras haces algo que pide concentración, como cuadrar cuentas.
• Reserva franjas sin interrupciones para lo importante, aunque sean 30 minutos.
• Delega o automatiza lo repetitivo, para que no te jale la atención cada cinco minutos.

Justo ahí ayuda automatizar la atención. Si un asistente como Lidia responde y agenda en WhatsApp por ti, dejas de saltar al teléfono cada vez que entra un mensaje y recuperas bloques de foco para lo que de verdad necesita tu cabeza.

Hay otro enemigo silencioso: la culpa. Muchos dueños sienten que apagar el teléfono una hora es ser irresponsable, que un cliente podría escribir. Pero piénsalo al revés: atender a medias, distraído y con errores, es peor servicio que atender con foco un rato más tarde. Proteger tu concentración no es egoísmo, es lo que te permite hacer bien tu trabajo.

Para llevar

La multitarea es una ilusión cara: sientes que avanzas en todo y en realidad te frenas en todo. Tu cerebro paga un peaje cada vez que salta, y ese peaje puede llevarse hasta el 40 por ciento de tu tiempo útil. Hacer una cosa a la vez no es ir más lento; es la forma más rápida de terminar bien. Agrupa, apaga el ruido y protege tu foco como el recurso escaso que es.

Fuentes

• American Psychological Association — https://www.apa.org/topics/research/multitasking
• Stanford University (Ophir, Nass, Wagner, 2009) — https://news.stanford.edu/2009/08/24/multitask-research-study-082409/
• Psychology Today — https://www.psychologytoday.com/us/blog/brain-wise/201209/the-true-cost-of-multi-tasking